Prywatność
i pliki cookie

Dane ze strony

Korzystanie ze strony internetowej

Zapamiętywanie wizyt i preferencji dotyczących newslettera zależy od zgody użytkownika. Służy ono ograniczeniu ponownego wyświetlania tego samego zaproszenia.

Zapisywanie preferencji użytkownika

Pamięć sesji (session storage) zapamiętuje sekwencję powitalną i wybór języka, jeśli jest dostępny na danej stronie. Te krótkotrwałe ustawienia są niezależne od opcjonalnych preferencji dotyczących newslettera.

Po wybraniu opcji „Zapamiętaj moje preferencje” pamięć lokalna (local storage) zapamięta wizyty, częstotliwość wyświetlania zaproszenia do newslettera, jego zamknięcie oraz przyjęcie zgłoszenia do subskrypcji. Zapis sesji zapobiega dwukrotnemu zliczaniu tej samej wizyty. Te zapisy preferencji nie zawierają imienia, adresu e-mail, treści wiadomości ani danych klinicznych. Są oddzielone od danych podawanych przy zapisie na listę mailingową.

Do czasu wyrażenia zgody przez użytkownika opcjonalne zapisy dotyczące newslettera nie są odczytywane ani zapisywane, a automatyczne zaproszenia nie są planowane. Wybór „Nie, dziękuję” wyłącza automatyczne zaproszenia i usuwa istniejące zapisy preferencji newslettera. Zapis za pomocą formularza pozostaje dostępny. Bez zgody na zapamiętywanie preferencji zapis nie zachowuje w przeglądarce znacznika subskrypcji.

Decyzję można zmienić za pomocą opcji „Ustawienia strony” w stopce. Zapisywane są podjęta decyzja, jej data oraz wersja polityki preferencji, co zapobiega ponawianiu pytania na każdej stronie. Wybór ten nie stanowi zgody na Google Analytics.

Bezpieczeństwo strony i formularzy

Strona jest hostowana i udostępniana przez Cloudflare. W celu jej wczytywania, ochrony i obsługi Cloudflare może przetwarzać adres IP użytkownika, informacje o żądanej stronie, przeglądarce lub urządzeniu oraz logi sieciowe i bezpieczeństwa. Cloudflare Turnstile sprawdza formularze pod kątem ruchu automatycznego, korzystając z sygnałów przeglądarki, urządzenia i sieci. Kontrole bezpieczeństwa mogą wykorzystywać pliki cookie lub inne mechanizmy przechowywania danych w przeglądarce.

Analiza działania strony

Cloudflare Web Analytics służy do analizy odwiedzin i działania witryny w celu identyfikowania problemów oraz usprawniania jej funkcjonowania. Cloudflare podaje, że usługa ta nie wykorzystuje plików cookie, pamięci lokalnej ani fingerprintingu, czyli rozpoznawania urządzenia na podstawie jego cech.

Google Analytics 4 działa wyłącznie po wybraniu „Zezwól na analitykę” w osobnym panelu. Mierzy odwiedziny, ogólne kategorie stron oraz wybrane działania, np. otwarcie linku do rezerwacji lub kontaktu. Google otrzymuje informacje techniczne o przeglądarce i urządzeniu oraz identyfikatory plików cookie; przeglądarka łączy się z Google, które otrzymuje adres IP. Pliki cookie Analytics (_ga i _ga_*) mają ustawiony okres ważności jednego roku. Decyzja dotycząca analityki jest zapisywana na maksymalnie sześć miesięcy. Można ją zmienić lub wycofać przez „Ustawienia analityki” w stopce. Odmowa pozostawia Google Analytics wyłączone. Wycofanie zgody zatrzymuje dalszy pomiar i usuwa pliki cookie Analytics z tej witryny. Zdarzenia niestandardowe nie zawierają imienia, danych kontaktowych, treści formularzy, parametrów ani fragmentów adresów URL; adresy treści klinicznych są grupowane w ogólne kategorie. Przechowywanie danych reklamowych, personalizacja reklam i Google Signals są wyłączone. Google może przetwarzać dane poza Wielką Brytanią na podstawie swoich warunków ochrony danych. Zobacz Politykę prywatności Google. Zgoda na analitykę jest niezależna od preferencji strony.

Strona nie używa Meta Pixel, remarketingu ani reklamowych plików cookie.

Czcionki

Niektóre strony pobierają czcionki z Google Fonts. Przeglądarka użytkownika łączy się wtedy z Google, aby pobrać pliki czcionek, i przekazuje informacje techniczne, w tym adres IP użytkownika. Pozostałe czcionki są udostępniane razem z plikami strony.

Wiadomości i opcjonalne aktualności

Kontakt, e-mail, WhatsApp i wiadomości odNOVA

W przypadku korzystania z formularza kontaktowego odNOVA otrzymuje podane imię, dane kontaktowe, dobrowolnie podaną informację o źródle wiedzy o odNOVA oraz treść wiadomości w celu rozpatrzenia zapytania i udzielenia odpowiedzi. Jeżeli zapytanie dotyczy podjęcia przez odNOVA działań przed rezerwacją lub skorzystaniem z usługi, podstawą prawną jest podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. W pozostałych przypadkach podstawą jest prawnie uzasadniony interes odNOVA polegający na odbieraniu rzeczywistych zapytań i odpowiadaniu na nie.

Formularz jest chroniony przez Cloudflare Turnstile, obsługiwany przez Cloudflare Pages, a wiadomość trafia na konto e-mail odNOVA za pośrednictwem Resend. Przyjęcie wiadomości przez Resend oznacza przyjęcie jej do dostarczenia; nie gwarantuje dotarcia do skrzynki odbiorczej. Jeśli dostarczenie się nie powiedzie, strona nie przechowuje osobnej kopii, a formularz wskazuje alternatywny kontakt przez e-mail lub telefon.

Formularz kontaktowy przyjmuje wyłącznie tekst, bez zdjęć i dokumentów. W wiadomości nie należy zamieszczać dokumentacji medycznej, list przyjmowanych leków ani danych z dokumentów tożsamości. Jeśli mimo to pojawią się dane wrażliwe, zostaną wykorzystane tylko w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania oraz wskazania odpowiedniej formy opieki lub bezpiecznego sposobu przekazania informacji. Wiadomość nie zastępuje oceny klinicznej. Jeżeli zdjęcia okażą się pomocne, instrukcja ich przekazania zostanie zawarta w odpowiedzi.

Formularz kontaktowy nie służy do zgłaszania nagłych przypadków ani do prowadzenia konsultacji. Nie umożliwia postawienia diagnozy i nie zastępuje odpowiedniej oceny klinicznej. Resend dostarcza wiadomości na konto e-mail odNOVA w Google Workspace. Przetwarza treść wiadomości i dane dotyczące dostarczenia, również w Stanach Zjednoczonych, na podstawie swojego aneksu dotyczącego przetwarzania danych (Data Processing Addendum).

W przypadku bezpośredniego kontaktu przez e-mail lub WhatsApp odNOVA otrzymuje dane kontaktowe oraz treść przesłanej wiadomości. Poczta jest obsługiwana przez Google Workspace. WhatsApp jest osobną usługą i obowiązują w niej jej własne zasady prywatności. Wysłanie zapytania nie powoduje zapisania nadawcy na listę mailingową.

„Wiadomości z odNOVA” (Notes from odNOVA) to opcjonalny newsletter. Podstawą prawną jest zgoda subskrybenta, wymagana również przepisami dotyczącymi marketingu elektronicznego. Przy zgłoszeniu do subskrypcji podane imię i adres e-mail są przekazywane do Mailchimp w Stanach Zjednoczonych jeszcze przed jej potwierdzeniem. Mailchimp wysyła wiadomość z prośbą o potwierdzenie przed ukończeniem zapisu. Osoba zgłaszająca się do subskrypcji może zrezygnować z jej potwierdzenia. Zgodę można wycofać i zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie za pomocą odnośnika w wiadomości.

Zewnętrzny system rezerwacji

Wizyty i AesthetiDocs

Rezerwacje wizyt i formularze przed konsultacją są obsługiwane przez AesthetiDocs, usługę zewnętrzną.

Podawane tam informacje mogą obejmować dane kontaktowe, szczegóły wizyty, dane zdrowotne, zapisy zgód, zdjęcia, opłaty rezerwacyjne i informacje o płatnościach. Są udostępniane odNOVA w zakresie potrzebnym do obsługi wizyty i opieki nad pacjentem. AesthetiDocs przetwarza je również w celu działania i zabezpieczania swojej platformy.

System rezerwacji AesthetiDocs korzysta obecnie z sesyjnych i zabezpieczających plików cookie, dłużej przechowywanego identyfikatora przeglądarki lub urządzenia, Mixpanel oraz Google Analytics. Po otwarciu tej usługi obowiązują jej własne zasady prywatności, plików cookie i korzystania z platformy.

Przed skorzystaniem z systemu rezerwacji dostępne są informacje o prywatności AesthetiDocs. Opisują one sposób przetwarzania danych przez AesthetiDocs i nie zastępują odrębnych informacji o prywatności odNOVA.

Dokumentacja opieki

Dane kliniczne i zdjęcia

Formularz kontaktowy na stronie przyjmuje wyłącznie tekst. Nie można dołączać do niego zdjęć ani dokumentów. Jeżeli do oceny niezbędne będą informacje medyczne lub zdjęcia, pacjent otrzyma instrukcję ich bezpiecznego przekazania.

Dane kliniczne mogą być zapisywane, gdy są potrzebne do oceny, czy zabieg jest odpowiedni, planowania lub świadczenia opieki, dokumentowania zgody albo kontroli po wizycie. Bieżąca obsługa wizyt i zabiegów opiera się na działaniach podejmowanych na żądanie pacjenta i świadczeniu uzgodnionej usługi. Zastosowanie mogą mieć również prawne i zawodowe obowiązki prowadzenia dokumentacji. Gdy dane zdrowotne są niezbędne do oceny lub opieki, odNOVA opiera się na przesłance opieki zdrowotnej lub społecznej z art. 9 ust. 2 lit. h UK GDPR oraz odpowiadającej jej przesłance z załącznika 1, części 1, punktu 2 Data Protection Act 2018. Piotr Wojtowicz przetwarza te dane w granicach swoich kompetencji zawodowych i z zachowaniem obowiązku poufności.

Zdjęcia kliniczne mogą być wykonywane, gdy jest to uzasadnione, jako część dokumentacji klinicznej. Zgoda na publikację lub publiczne wykorzystanie zdjęcia umożliwiającego identyfikację osoby jest odrębna i dobrowolna. Nie jest warunkiem wykonania zabiegu.

Cel i podstawa

Cele i podstawy przetwarzania

W zależności od sposobu kontaktu z odNOVA dane są wykorzystywane do:

• udostępniania i ochrony tej strony;
• rozpatrywania wiadomości i udzielania odpowiedzi;
• wysyłania opcjonalnego newslettera po potwierdzeniu subskrypcji;
• umawiania i obsługi wizyt;
• oceny kwalifikacji do zabiegu, świadczenia opieki i prowadzenia odpowiedniej dokumentacji klinicznej;
• obsługi opłat rezerwacyjnych i płatności;
• rozpatrywania zastrzeżeń i reklamacji oraz udzielania odpowiedzi;
• wypełniania obowiązków prawnych, regulacyjnych i zawodowych.

Podstawy prawne zależą od celu przetwarzania:

• udostępnianie i bezpieczeństwo strony, Turnstile oraz zbiorcza analiza jej działania: prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu, ochronie i ulepszaniu strony;
• zapytania kontaktowe: działania na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, gdy ma to zastosowanie; w pozostałych przypadkach prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na rzeczywiste zapytania;
• newsletter: zgoda potwierdzana w dwuetapowym procesie zapisu Mailchimp (double opt-in);
• obsługa wizyt i zabiegów: działania na żądanie pacjenta przed zawarciem umowy oraz wykonanie uzgodnionej usługi;
• dokumentacja kliniczna: wykonanie usługi i wypełnienie obowiązków prawnych lub zawodowych, a w przypadku niezbędnych danych zdrowotnych również art. 9 ust. 2 lit. h UK GDPR oraz załącznik 1, część 1, punkt 2 Data Protection Act 2018;
• reklamacje, nadzór regulacyjny, ubezpieczenia i roszczenia prawne: obowiązki prawne lub prawnie uzasadniony interes, a gdy jest to potrzebne — odrębna przesłanka dotycząca roszczeń prawnych dla danych szczególnych kategorii.

W głównej witrynie nie stosuje się podejmowania decyzji wobec użytkowników w sposób wyłącznie zautomatyzowany ani profilowania.

Odbiorcy danych

Udostępnianie danych i przetwarzanie za granicą

odNOVA nie sprzedaje danych osobowych.

Dane są udostępniane wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do obsługi strony, komunikacji, rezerwacji, dokumentacji klinicznej i płatności lub gdy wymagają tego przepisy. W zależności od wybranej usługi odbiorcami mogą być:

• Cloudflare — udostępnianie strony, obsługa formularzy i bezpieczeństwo;
• Resend — dostarczanie zapytań z formularza kontaktowego;
• Mailchimp — opcjonalna lista mailingowa newslettera i wiadomości potwierdzające;
• Google — poczta e-mail oraz Google Fonts na stronach korzystających z tych czcionek;
• WhatsApp — wiadomości przesyłane za pośrednictwem tej usługi;
• AesthetiDocs i dostawcy, z których korzysta system rezerwacji i płatności tej platformy;
• profesjonalni doradcy, organy nadzoru, sądy i organy publiczne, gdy ujawnienie danych jest konieczne lub wymagane prawem.

Cloudflare, Resend i Mailchimp mogą przetwarzać dane poza Wielką Brytanią, w tym w Stanach Zjednoczonych. W przypadku transferów podlegających ograniczeniom ich warunki przetwarzania danych obejmują standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, zmodyfikowane przez UK International Data Transfer Addendum. Kopie dokumentów i aktualne informacje są dostępne w aneksach dotyczących przetwarzania danych: Cloudflare Data Processing Addendum, Resend Data Processing Addendum oraz Mailchimp Data Processing Addendum. Informacje o zabezpieczeniach stosowanych do danych można uzyskać, kierując wniosek do odNOVA.

Przechowywanie danych

Okres przechowywania danych

Pamięć sesji zwykle działa przez czas trwania sesji przeglądarki. Wybór preferencji strony jest zapamiętywany przez maksymalnie 180 dni. Jeśli pamięć trwała jest niedostępna, strona próbuje użyć pamięci sesji. Jeśli żadna z nich nie jest dostępna, wybór obowiązuje tylko na bieżącej stronie.

Opcjonalne zapisy dotyczące newslettera są usuwane po wycofaniu zgody lub przy kolejnym sprawdzeniu przez stronę, gdy wybór preferencji wygasł albo jest nieaktualny. Użytkownik może je również usunąć w przeglądarce. Usunięcie lub odrzucenie preferencji strony nie oznacza rezygnacji z newslettera.

Za zgodą użytkownika strona sprawdza możliwość wyświetlenia pierwszego automatycznego zaproszenia po pięciu minutach, a drugiego podczas trzeciej wizyty, jeśli pierwsze zostało zamknięte. Po drugim zaproszeniu następuje 180-dniowa przerwa. Wybór preferencji może wygasnąć wcześniej; jeżeli użytkownik później ponownie wyrazi zgodę, cykl zaproszeń rozpocznie się od nowa. Przyjęcie zgłoszenia do subskrypcji wstrzymuje zaproszenia tak długo, jak długo istnieje zapis preferencji objęty zgodą.

Dokumentacja kliniczna, zapisy zgód i zdjęcia kliniczne są przechowywane elektronicznie przez osiem lat od ostatniej wizyty pacjenta w odNOVA. Okres ten liczy się od najnowszej wizyty, a nie od daty każdego wpisu. Następnie dane są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne ze względów prawnych, regulacyjnych, zawodowych, ubezpieczeniowych lub w związku z trwającym postępowaniem reklamacyjnym albo roszczeniem prawnym.

Zapytanie kontaktowe, które nie prowadzi do objęcia opieką kliniczną, jest zwykle przechowywane przez maksymalnie 24 miesiące od ostatniej korespondencji. Okres ten może być dłuższy, jeśli dane są potrzebne w związku z reklamacją, roszczeniem prawnym, sprawą ubezpieczeniową lub obowiązkiem prawnym albo regulacyjnym. Jeśli dane stają się częścią dokumentacji klinicznej, obowiązuje opisany wyżej okres jej przechowywania.

Dane newslettera są przechowywane przez okres subskrypcji. W przypadku niepotwierdzenia zapisu lub rezygnacji z subskrypcji Mailchimp może zachować minimalne informacje o statusie, potrzebne do uwzględnienia oczekującego potwierdzenia, rezygnacji lub wyłączenia wysyłki i zapobiegania niechcianym wiadomościom.

Cloudflare przechowuje dane dotyczące działania i bezpieczeństwa usług przez okresy niezbędne do ich świadczenia i ochrony. Resend przetwarza wiadomość kontaktową w celu jej dostarczenia, a dostarczona kopia jest następnie przechowywana na koncie Google Workspace odNOVA przez okres właściwy dla zapytania kontaktowego lub dokumentacji klinicznej.

AesthetiDocs stosuje do danych na swojej platformie kryteria przechowywania opisane we własnej polityce prywatności.

Uprawnienia dotyczące danych

Prawa w zakresie ochrony danych

W zależności od celu i sposobu przetwarzania osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przenoszenia, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec określonego przetwarzania. Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, osoba ta może ją wycofać.

Wnioski dotyczące realizacji praw należy kierować na adres contact@odnovaaesthetics.com. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo złożenia skargi do Information Commissioner’s Office. Aktualne informacje o trybie składania skarg są dostępne na stronie ICO.

Niniejsza polityka podlega aktualizacji w przypadku zmiany sposobu przetwarzania danych.